Steuerbegünstige Mittagsverpflegung jetzt auch für Leiharbeitnehmer

Vorteile der Essensgutscheine

Essensschecks: Steuervorteile nun auch für Leiharbeitnehmer

Leiharbeit, Zeitarbeit, Personalleasing – oder wie es im Amtsdeutsch heißt – Arbeitnehmerüberlassung. All diese Begriffe bezeichnen ein und denselben Trend: Unternehmen spezialisieren sich darauf, eigene Angestellte unterschiedlichster Qualifikation anderen Betrieben zur Verfügung zu stellen. Die Einsätze sind zeitlich befristet, um Auftragsspitzen, Saisonarbeit oder vorübergehende personelle Engpässe auszugleichen. Gesetzlich ist es inzwischen sogar vorgeschrieben, dass Leiharbeitnehmer lediglich „vorübergehend“ anderen Unternehmen überlassen werden. Damit ist es nicht möglich, Zeitarbeiter für deren gesamtes Berufsleben an einen Entleiher zu koppeln. 

Steuerlich haben Leiharbeitnehmer eine besondere Stellung. Zwar ist ihr Gehalt lohnsteuer- und sozialversicherungspflichtig, jedoch bleibt stets der Verleiher Arbeitgeber des Zeitarbeiters. Nur zwischen diesen beiden Vertragspartnern besteht ein Arbeitsverhältnis – und nicht zwischen dem entleihenden Unternehmen und dem Leiharbeitnehmer. Der Betrieb, der sich mit Zeitarbeitern verstärkt, hat diesen gegenüber lediglich ein Direktionsrecht – und muss für die Zeit des Einsatzes dem Arbeitnehmer die gleichen wesentlichen Arbeitsbedingungen wie den eigenen Angestellten gewähren. Auch eine Lohnuntergrenze wurde vor einigen Jahren eingezogen.

Zeitarbeiter bislang bei Steuervergünstigungen im Nachteil

Die Tatsache, dass ein Leiharbeitnehmer steuerlich betrachtet grundsätzlich auswärtig tätig ist, führte in der Vergangenheit zu einigen Nachteilen. So verneinte die Finanzverwaltung, dass Zeitarbeiter über eine regelmäßige Arbeitsstätte verfügten, und verwies auf die Einsatzwechseltätigkeit. Immerhin sorgte die Reisekostenreform 2014 dafür, dass die neu eingeführte „erste Tätigkeitsstätte“ vom Arbeitgeber festgelegt werden kann. Für Leiharbeitnehmer bedeutete dies: Die erste Tätigkeitsstätte kann entweder die Verleihfirma oder die Einsatzfirma sein – mit Konsequenzen etwa für die Reisekostenerstattung. Denn für alle weiteren dienstlichen Fahrten außerhalb der ersten Tätigkeitsstätte können die tatsächlichen Kosten oder die pauschalen Kilometersätze angesetzt werden. Auch Verpflegungspauschalen kommen dann in Betracht. 

Problematisch wurde es jedoch dann, wenn Verleih-Unternehmen ihren Angestellten Essensgutscheine gewähren wollten. Denn Arbeitnehmer, die auswärts tätig waren, kamen grundsätzlich nicht in den Genuss der steuerbegünstigten Restaurantschecks. Noch im Oktober vergangenen Jahres stellte die Finanzverwaltung klar: Geben Arbeitgeber an ihre Angestellten bei einer beruflichen Auswärtstätigkeit Essensmarken aus, handelt es sich um eine „Verbilligung der vom Arbeitnehmer selbst veranlassten und bezahlten Mahlzeit“ – und nicht um ein Essen, das der Arbeitgeber gestellt hat.

Steuerbegünstigte Mittagspause auch für Leiharbeitnehmer

Im Januar folgte dann die Kehrtwende: Ein neuer Verwaltungserlass erleichtert den Umgang mit Essensgutscheinen für Leiharbeitnehmer. Nun kommen Mitarbeiter, die länger als drei Monate auswärtig tätig sind, ebenfalls in den Genuss der steuerbegünstigten Restaurantschecks: Laut Verwaltungsanweisung sind Essensgutscheine, die an Arbeitnehmer mit einer längerfristigen beruflichen Auswärtstätigkeit ausgegeben werden, nach Ablauf von drei Monaten mit dem maßgebenden Sachbezugswert einzustufen. Da Leiharbeitnehmer naturgemäß häufig länger als drei Monate auswärts bei einem Unternehmen tätig sind, können nun auch sie von der vorteilhaften Besteuerung als Sachbezug profitieren. 

Für kostenlose oder verbilligte Verpflegung hat der Fiskus Sachbezugswerte festgelegt. 2015 liegen die Werte

  • für ein Frühstück bei 1,63 Euro und
  • für ein Mittag- oder Abendessen bei 3 Euro.

Wenn Sie Ihren Mitarbeitern Restaurantschecks zur Verfügung stellen, dürfen diese pro Stück höchstens 3,10 Euro über dem Betrag liegen, der aktuell als Sachbezugswert für das Mittagessen festgelegt ist. Für 2015 gilt also eine Maximalsumme von 6,10 Euro pro Menüticket – 3 Euro Sachbezugswert plus 3,10 Euro Bonus. Der Betrag von bis zu 3,10 Euro bleibt in jedem Fall steuer- und sozialabgabenfrei.

Nettoplus für Zeitarbeiter

Der Sachbezugswert müsste dann theoretisch als geldwerter Vorteil noch normal versteuert werden. Aber auch hier gibt es günstigere Alternativen: Entweder beteiligt sich der Arbeitnehmer selbst an dem Restaurantscheck mit 3 Euro – also in Höhe des Sachbezugswerts. Oder aber Sie übernehmen als Arbeitgeber die Pauschalversteuerung. Der Sachbezugswert wird dann pauschal mit 25 Prozent Steuer belegt. Ihre Angestellten erhalten die Restaurantschecks in diesem Fall brutto wie netto, müssen also weder Steuern noch Sozialabgaben bezahlen – ein echtes Gehaltsplus für Ihre Mitarbeiter. Dies gilt selbst dann, wenn sich der Angestellte in Höhe des Sachbezugswerts an den Kosten beteiligt. 

Voraussetzung ist allerdings, dass mit den Gutscheinen tatsächlich nur Lebensmittel eingekauft werden können; außerdem dürfen die Restaurantschecks nur an Werktagen eingelöst werden. Im betrieblichen Alltag dürfte dies schwer zu kontrollieren sein. Daher ist es ratsam, die Angestellten auf die steuerlichen Vorgaben hinzuweisen und sich dies von den Mitarbeitern schriftlich bestätigen zu lassen. 

Die Bedingung für die Ausnahmeregelung bei Zeitarbeitern ist also, dass die wesentlichen Punkte für den Sachbezugswert bei Essensmarken beachtet werden:

  • Es muss tatsächlich eine Mahlzeit abgeben werden.
  • Es darf für jede Mahlzeit täglich nur ein Gutschein in Zahlung genommen werden.
  • Der Verrechnungswert darf den amtlichen Sachbezugswert einer Mittagsmahlzeit maximal um 3,10 Euro übersteigen.

Achtung: Die Vereinfachung gilt nur für die Zeit nach den ersten drei Monaten Anwesenheit. Wenn Sie vorher Ihren auswärts tätigen Leiharbeitnehmern Essensgutscheine ausgeben, müssen diese wie Barzuschüsse zu den Verpflegungsmehraufwendungen behandelt werden.  Das bedeutet: Die steuerfreien Spesen müssen um den tatsächlichen Wert gekürzt werden.

Ein Beitrag von
Constanze Elter
Erstellt am 05.02.2015
Aktualisiert am 05.02.2015
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