Tankgutscheine 2017 – Welche aktuellen Regelungen muss ich beachten?

Tankgutscheine und die Regelungen dahinter

Tankgutscheine: gestern und heute

Für Italien-Urlauber waren sie früher ein Geschenk des Himmels: Wer in den siebziger und achtziger Jahren mit dem Auto die Ferien im Süden verbrachte, konnte auf einen Tankgutschein hoffen. Die Benzingutscheine wurden an die deutschen Urlauber verteilt, um den teuren Sprit in Italien für Ausländer billiger zu machen.

Später fand der Tankgutschein Eingang in das so genannte Cafeteria-System, ein Modell der 80er-Jahre, das mit verschiedenen Bausteinen eine variable Vergütung für Arbeitnehmer interessant machen sollte. Viele Elemente des Cafeteria-Systems sind jedoch heute für Personalmanager wenig attraktiv, da die Verwaltung zum Teil sehr komplex ausfällt. Zudem sind die steuerlichen Vorteile bei den meisten Elementen inzwischen gleich Null. Das liegt unter anderem an den Auswirkungen der so genannten Koch-Steinbrück-Liste: Vor gut zehn Jahren erstellten die damaligen Ministerpräsidenten von Hessen und Nordrhein-Westfalen einen Subventionsabbau-Katalog. Dieser hatte weitreichende Konsequenzen – etwa für das steuerfreie Jobticket, den Belegschaftsrabatt und die Freigrenze für monatliche Sachbezüge. Statt 50 Euro sind Sachbezüge seitdem nur noch bis zu einer Freigrenze von 44 Euro pro Monat begünstigt. Wird die Grenze von 44 Euro im Monat überschritten, ist die Steuervergünstigung für den kompletten Betrag hinfällig. Dabei werden sämtliche Sachbezüge in einem Monat zusammengerechnet.
In unserem Whitepaper "Tankgutschein statt Gehaltserhöhung" finden Sie alle Informationen, die Sie beim Einsatz von Tankgutscheinen beachten müssen. 

Früher: Trennung von Lohn und Sachbezügen

Bis vor einiger Zeit mussten Personalabteilungen noch penibel darauf achten, Lohn und Sachbezüge voneinander zu trennen. Die Finanzverwaltung stellte strenge Regeln für die Abgrenzung zwischen Sachbezug und Barlohn auf. Das führte häufig dazu, dass in vielen Fällen Betriebsprüfer die Tankgutscheine als Barlohn einstuften und Steuern nachgezahlt werden mussten. Wurde beispielsweise ein Höchstbetrag angegeben, galt der Tankgutschein als Geldgeschenk. Die Buchhaltung musste also darauf achten, dass auf dem Gutschein nicht etwa „30 Liter Diesel im Wert von höchstens 44 Euro“ stand. Auch bei Tankkarten mussten die Unternehmen Vorsicht walten lassen; der elektronische Gutschein wurde von vielen Finanzämtern als steuerpflichtiger Gehaltsanteil angesehen.

Viel Arbeit bescherte den Personalabteilungen auch die Bedingung, dass Arbeitnehmer nichts mit der Bezahlung der Benzingutscheine zu tun haben durften. Die Angestellten mussten zu einer bestimmten Tankstelle fahren, um dort den Gutschein einzulösen. Der Tankpächter musste dann mit dem Unternehmen die Zahlungen abwickeln.

BFH entscheidet sich für Vereinfachung

Erleichterung brachten gleich mehrere Entscheidungen des Bundesfinanzhofs im Jahr 2010, welche die Finanzverwaltung kurze Zeit später für allgemein anwendbar erklärte. In den Urteilen änderte das Gericht seine Rechtsprechung und stellte klar, dass es allein auf die Art des zugesagten Vorteils ankomme (Az. VI R 21/09, VI R 27/09, VI R 41/10). Steuerfrei bleibt der Sachbezug demnach auch, wenn der Arbeitgeber seinem Arbeitnehmer Geld gibt und ausdrücklich bestimmt, dass es beispielsweise für Benzin verwendet werden muss. Dieses zweckgebundene Geld sei wie Sachlohn zu behandeln.

Wenn Personalabteilungen heute die Mitarbeiter mit zusätzlichen Geldgeschenken motivieren wollen, sind die Hürden nicht mehr ganz so hoch wie früher. Um zwischen Bar- und Sachlohn abzugrenzen, kommt es nicht mehr darauf an, was der Arbeitnehmer letztlich erhält, sondern was er dafür beanspruchen kann. Im Gegensatz zu früher können Tankgutscheine heute einen Geldbetrag enthalten, die Angestellten können Tankstelle und Treibstoffsorte selbst auswählen. Es spielt auch keine Rolle mehr, wer wie bezahlt. Damit hat sich die Tür für den Einsatz von Tankkarten weit geöffnet. Elektronische Gutscheinkarten sind sogar inzwischen leichter zu handhaben, da die Aktivierung vom Arbeitgeber genau bestimmt werden kann.

Aktuell wichtig: Keine Bargeldauszahlung und Nachweispflichten

Unternehmer müssen heute vor allem darauf achten, dass die Akzeptanzstellen und Partner ihrer Gutscheine vertraglich verpflichtet sind, kein Bargeld auszuzahlen. Der Arbeitgeber trägt hierfür die Beweislast: Er muss sicherstellen, dass selbst geringe Restbeträge nicht ausgezahlt werden, sondern auf dem Gutschein oder einer entsprechenden Karte gespeichert bleiben.

Auch die Nachweispflichten wurden gelockert. Der Arbeitgeber ist zwar verpflichtet, alle Sachbezüge – inklusive der ausgegebenen Gutscheine – im Lohnkonto einzutragen; dies gilt auch dann, wenn die Freigrenze nicht überschritten wird. Allerdings kann beim zuständigen Finanzamt ein erleichtertes Verfahren beantragt werden: Ist beispielsweise gewährleistet, dass die monatliche Freigrenze von 44 Euro eingehalten wird, müssen die Sachbezüge, die unter der Grenze bleiben, nicht mehr im Lohnkonto aufgezeichnet werden.

Zwölfmal im Jahr dürfen Arbeitgeber also ihre Mitarbeiter mit einem Gutschein steuerfrei beschenken. Dies gilt allerdings nur dann, wenn das Geschenk tatsächlich eine Zusatzleistung darstellt. Tariflich vereinbarte Gehaltserhöhungen dürfen nicht in Tankgutscheine umgewandelt werden.

Wir haben in unserem Whitepaper kompakt zusammengefasst, was Sie beachten müssen, damit Tankgutscheine weiterhin steuerfrei ausgegeben werden können.

 

PS: Sie möchten Tankgutscheine in Ihrem Unternehmen flexibel einsetzen und gleichzeitig den Verwaltungsaufwand reduzieren? Dann erfahren Sie hier mehr über die Vorteile der Ticket Plus Card im Vergleich zum klassischen Tankgutschein.

 

 

 

Ein Beitrag von
Constanze Elter
Erstellt am 20.04.2017
Aktualisiert am 20.04.2017
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