Steuerfalle Weihnachtsfeier? So feiern Sie sorglos und steuerfrei mit Ihren Mitarbeitern!

In der Adventszeit machen sich viele Arbeitgeber nicht nur Gedanken zum bevorstehenden Jahresende oder der Planung für das neue Jahr mit der Verteilung von Urlaubszeiten. Auch die betriebliche Weihnachtsfeier ist Thema – sowohl organisatorisch als auch steuerlich. Hier sind einige Fallstricke zu umgehen, damit Ihre Weihnachtsfeier nicht ein Fest fürs Finanzamt wird.

Grundsätzlich gilt, dass eine Weihnachtsfeier als "übliche" Betriebsveranstaltung gewertet wird. Das bedeutet, dass der Arbeitgeber die Zuwendungen dafür „im ganz überwiegenden betrieblichen Interesse“ erbringt – mit der Konsequenz, dass sie steuer- und beitragsfrei sind, allerdings in fest gesteckten Grenzen.

(Weihnachts-)Essen steuerfrei

Zu den Zuwendungen, die das Finanzamt als "üblich" einstuft, gehören vor allem

  • Speisen und Getränke
  • Tabakwaren und Süßigkeitendie
  • Übernahme von Fahrt- und Übernachtungskosten
  • EintrittskartenGeschenke
  • Musik und andere künstlerische Darbietungen
  • Zuwendungen an Begleitpersonen
  • Ausgaben für den äußeren Rahmen, etwa für Räume, Beleuchtung oder Eventmanager
  • Kosten für anwesende Sanitäter
  • Gebühren für Behördenauflagen
  • Trinkgelder
  • wie auch Stornokosten

Lediglich die so genannten rechnerischen Selbstkosten des Arbeitgebers bleiben außen vor. Das sind zum Beispiel die anteiligen Kosten für die Lohnbuchhaltung oder die Ausgaben für den Energie- und Wasserverbrauch während einer Betriebsfeier.  

Freibetrag ausschöpfen!

Weihnachtsfeier im Unternehmen

Damit die Weihnachtsfeier für das Unternehmen und Ihre Angestellten steuerlich begünstigt bleibt, müssen Sie darauf achten, einen bestimmten Rahmen einzuhalten. Denn steuerfrei sind diese Zuwendungen bis zu einem Freibetrag von 110 Euro pro Arbeitnehmer. Erst die Kosten oberhalb dieses Betrags werden als geldwerter Vorteil steuerpflichtig. Dabei wird aber nicht darauf geschaut, was der einzelne Beschäftigte während der Feier trinkt und isst: Die Kosten, die das Unternehmen insgesamt hatte, werden auf alle Arbeitnehmer gleichermaßen umgelegt. 

Hinweis der Edenred-Redaktion

Steuerfreibetrag kann auch für das jährliche Sommerfest oder weitere betriebliche Anlässe genutzt werden!

Den Steuerfreibetrag von 110 Euro pro Mitarbeiter gibt es für bis zu zwei Betriebsveranstaltungen jährlich. Haben Sie noch weitere Anlässe zu feiern, dürfen Sie als Arbeitgeber auswählen, bei welchen Veranstaltungen der Freibetrag genutzt werden soll. Mit diesem Wahlrecht haben Sie die Möglichkeit, die Höhe des geldwerten Vorteils zu steuern. Sie sollten sich dann immer für die Versteuerung der Teilnahme entscheiden, bei der die Veranstaltung am günstigsten war. 

Jubilarfeier ist keine Betriebsveranstaltung!

Die Ehrung eines einzelnen Jubilars oder anlässlich eines runden Arbeitnehmergeburtstages, stellt keine Betriebsveranstaltung i. S. v. Abschn. 1.8 Abs. 4 Satz 3 Nr. 6 UStAE dar. Das bedeutet, die Freigrenze von 110 EUR kann nicht angewendet werden. 

Weihnachtsgeschenke steuerfrei?

Bei einer Weihnachtsfeier überreichen Arbeitgeber häufig kleine Geschenke. Diese Sachzuwendungen sind normalerweise nur aus besonderem persönlichen Anlass steuerlich begünstigt, und zwar bis zu einem Wert von 60 Euro. Wird der Betrag – einschließlich Umsatzsteuer – auch nur geringfügig überschritten, muss die komplette Summe versteuert werden. Auch Sozialabgaben werden dann fällig. Wenn Sie eine betriebliche Weihnachtsfeier veranstalten, dürfen Sie Ihren Angestellten steuerfrei Geschenke überreichen. Seit 2015 gibt es für diese Geschenke keinen festgelegten Höchstwert mehr, solange sie innerhalb des 110 Euro-Freibetrages für die Weihnachtsfeier liegen und es sich um Sachgeschenke handelt. 

Achtung: Es muss klar sein, dass das Weihnachtspräsent anlässlich der betrieblichen Feier verschenkt wird. Ansonsten ist der Steuervorteil hinfällig.

Denn normalerweise gilt: Geschenke an Arbeitnehmer sind nur aus persönlichem Anlass steuerlich begünstigt – also zum Beispiel zum Geburtstag, zur Konfirmation des Kindes oder zu einer Beförderung. Weihnachten zählt jedoch nicht zu den besonderen persönlichen Anlässen. Schließlich ist das Fest weder einmalig noch weist es einen persönlichen Bezug zum Arbeitnehmer auf. Es ist daher nicht möglich, Arbeitnehmern außerhalb der betrieblichen Weihnachtsfeier in der Adventszeit steuerlich begünstigte Weihnachtsgeschenke zu überreichen. Hier greift der Steuervorteil für persönliche Aufmerksamkeiten nicht.

Weihnachtsgeschenke-Tipp:

Wenn Sie keine Weihnachtsfeier planen, Ihre Arbeitnehmer aber trotzdem mit einem Weihnachtspäckchen überraschen wollen, können Sie die Regelung der steuerfreien Sachbezüge nutzen. Denn Sachbezüge sind steuerlich begünstigt – allerdings nur bis zu einer Freigrenze von 44 Euro pro Monat.

Hier finden Sie Inspirationen für Weihnachtsgeschenke für Mitarbeiter

Familie willkommen - aber nicht steuerfrei

Familienangehörige oder andere Begleitpersonen können natürlich auch die Weihnachtsfeier besuchen. Allerdings wird der Anteil, der auf Begleitpersonen entfällt, dem jeweiligen Angestellten zugerechnet. Das bedeutet, dass die Begleitpersonen des Arbeitnehmers keinen eigenen Freibetrag erhalten.

Wenn Ihre Betriebsveranstaltung so viel kostet, dass Ihre Arbeitnehmer damit den Steuerfreibetrag reißen, müssen diese den jeweils übrigen, anteiligen Betrag versteuern. Das bedeutet, dass Sie bei der nächsten Gehaltsabrechnung den überzähligen Betrag für die Feier auf das Gehalt draufschlagen müssen. Damit werden für den Zusatzbetrag nicht nur Steuern, sondern auch Sozialversicherungsbeiträge fällig. Es gibt allerdings noch einen anderen Weg. Als Arbeitgeber können Sie den geldwerten Vorteil für Ihre Arbeitnehmer pauschal mit 25 Prozent Lohnsteuer versteuern. Das ist auch dann erlaubt, wenn nur wenige Arbeitnehmer betroffen sind. 

Sie suchen noch mehr Anregungen zum Thema Weihnachten im Unternehmen?

Auf unserer Weihnachtsseite finden Sie  

  • Ideen für ein Weihnachtsgeschenk, über das sich jeder Mitarbeiter freut 
  • Informationen, welche Steuervorteile Sie für Weihnachten ausschöpfen können 
  • Viele Tipps und einen kostenlosen Weihnachtsratgeber für die Organisation Ihrer Weihnachtsfeier 

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Weihnachtsfeier im Unternehmen

Ein Beitrag von
Constanze Elter
Erstellt am 27.09.2016
Aktualisiert am 27.09.2016
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