Restaurantschecks: die steuerbegünstigte Mittagspause

Sachbezüge für Mahlzeiten im Jahr 2015

Sachbezug für Mahlzeiten 2015

In Deutschland ist dies immer noch eine Institution: Zwischen 12 und 13 Uhr machen sich bundesweit Millionen von Angestellten auf den Weg in die Kantine, um dort gemeinsam Mittag zu essen. Ob Suppe, Salatbar oder Schnitzel – die Betriebsgastronomen konnten ihre Umsätze im vergangenen Jahr um gut fünf Prozent erhöhen. Besonders vegetarische und vegane Speisen erobern zunehmend den Speiseplan. Ob Veggie-Schnitzel oder Tofu-Gulasch: Gesünder und frischer soll das Kantinenessen sein – und trotzdem günstiger als das Essen im Schnellimbiss um die Ecke. Einer aktuellen Studie zufolge funktioniert das auch. Allerdings mit Einschränkungen: Im Schnitt gab jeder Gast für sein tägliches Mittagessen 3,71 Euro in der Kantine seiner Wahl aus. Im Vorjahr waren es noch 3,55 Euro, der Durchschnittsbon stieg damit um 4,5 Prozent. Trotz allem bleibt das Kantinenessen günstig. Dies ist vor allem darin begründet, dass Kantinenessen steuerlich begünstigt ist.

Kantine: eine Frage der Wirtschaftlichkeit

Die Mittagspause in der betriebseigenen Kantine ist allerdings nicht jedem Arbeitnehmer vergönnt. Denn das Firmen-Restaurant kostet Geld und Platz; eine Kantine rechnet sich meist erst ab einer Mitarbeiterzahl von mindestens 250 Angestellten. Dazu kommt, dass der berufliche Alltag eine ausgedehnte Pause kaum zulässt – zumindest hat so mancher das Gefühl. Ein Essen in Ruhe scheint kaum möglich, geschweige denn der Austausch mit Kollegen in der Mittagspause. Meist geht es den Beschäftigten eher darum, überhaupt etwas in den Magen zu bekommen. Die Folge: Das mitgebrachte Pausenbrot wird direkt am Schreibtisch gegessen, wahlweise müssen ein Kaffee und ein Schokoriegel aus dem Automaten herhalten. Gesunde Ernährung, die den Motivationspegel wieder nach oben treibt, sieht anders aus. 

Eine Alternative zur Kantine sind Essenszuschüsse und Restaurantschecks. Restaurantschecks ähneln einer Eintrittskarte, auf dem ein Betrag und ein Barcode aufgedruckt sind. Diese Gutscheine können für die unterschiedlichsten Variationen von Mahlzeiten eingelöst werden. Restaurantschecks werden nicht nur in Gaststätten, der Systemgastronomie oder Steakhäusern akzeptiert. Auch Supermärkte, Metzgereien und Fischläden nehmen Restaurantschecks an; Arbeitnehmer können also jeden Tag ein anderes Mittagessen – je nach Geschmack und Hunger – im Tausch gegen den Gutschein bekommen.

Geldwerter Vorteil Restaurantscheck

Steuerlich ist der Restaurantscheck ebenfalls interessant und eine werthaltige Alternative zur betriebseigenen Kantine. Grundsätzlich zählt eine Mahlzeit, die Arbeitgeber ihren Angestellten auf irgendeine Weise anbieten, zu den so genannten Sachbezügen. Denn Sachbezüge sind Leistungen des Unternehmens für ihre Mitarbeiter, die nicht in Geld, sondern in einem geldwerten Vorteil bestehen. Für kostenlose oder verbilligte Verpflegung hat der Fiskus Sachbezugswerte festgelegt. Diese werden jährlich überprüft und in die Sozialversicherungsentgeltverordnung aufgenommen. Die Sachbezugswerte für Mahlzeiten sind 2015 gleich geblieben, da auch der Verbraucherpreisindex für Verpflegung sich nicht verändert hat. Für verbilligte oder kostenlose Mahlzeiten sind

  • für ein Frühstück 1,63 Euro und
  • für ein Mittag- oder Abendessen 3 Euro

anzusetzen. 

Wenn Sie an Ihre Mitarbeiter Restaurantschecks ausgeben, dürfen diese pro Stück höchstens 3,10 Euro über dem Betrag liegen, der aktuell als Sachbezugswert für das Mittagessen festgelegt ist. Für 2015 gilt also eine Maximalsumme von 6,10 Euro pro Menüticket – 3 Euro Sachbezugswert plus 3,10 Euro Bonus.

Nettoplus für Ihre Angestellten

Der Restaurantscheck ist eine interessante Variante zur Gehaltserhöhung. Denn den Bonus von bis zu 3,10 Euro gibt es in jedem Fall steuer- und sozialabgabenfrei. Bleibt noch der Sachbezugswert, der als geldwerter Vorteil eigentlich normal versteuert werden müsste. Um dies zu umgehen, gibt es jedoch mehrere Varianten: Der Arbeitnehmer kann sich selbst an dem Restaurantscheck mit 3 Euro beteiligen – also in Höhe des Sachbezugswerts. 

Eine andere Alternative ist, dass Sie als Arbeitgeber die Pauschalversteuerung übernehmen. Damit versteuern Sie den Sachbezugswert pauschal mit 25 Prozent. Dann bekommen Ihre Angestellten die Restaurantschecks brutto wie netto, müssen also weder Steuern noch Sozialabgaben bezahlen. 220 Arbeitstage zugrunde gelegt, können Sie Ihrem Mitarbeiter ein Nettoplus von 1.342 Euro pro Jahr bieten. Beteiligt sich der Angestellte mindestens in Höhe des amtlichen Sachbezugswerts, ergibt dies immerhin noch ein steuerfreies Plus von 682 Euro jährlich.

Restaurantschecks nur für echte Mahlzeiten

Entscheidende Voraussetzung ist allerdings, dass mit den Gutscheinen tatsächlich nur Lebensmittel eingekauft werden können; Alkohol und Tabak sind tabu. Außerdem dürfen die Restaurantschecks nur an Werktagen eingelöst werden. Der Mitarbeiter darf die Schecks also nicht sammeln und am Wochenende damit einkaufen. 

Tipp: Das Horten von Essensgutscheinen ist in der Praxis nur schwer zu kontrollieren, birgt aber bei einer Betriebsprüfung ein Risiko. Experten empfehlen daher, die Mitarbeiter auf die steuerlichen Vorgaben hinzuweisen und sich dies von den Angestellten schriftlich bestätigen zu lassen. Das Finanzgericht Düsseldorf hat in einem Urteil zusätzlich klargestellt, dass die Akzeptanzstellen für die Restaurantschecks in der näheren Umgebung des Unternehmens liegen müssen (Az. 15 K 1185/09). 

Darüber hinaus dürfen Arbeitnehmer, die sich auf einer Dienstreise befinden, keine Schecks erhalten. Auch wer im Urlaub weilt oder krank ist, darf nicht mit Menügutscheinen versorgt werden. Damit Sie nicht andauernd nachweisen müssen, welche Mitarbeiter gerade – aus welchen Gründen auch immer – nicht im Dienst sind, hat das Finanzamt eine Vereinfachungsregel zugelassen: Wenn Sie monatlich nicht mehr als 15 Schecks pro Beschäftigtem ausgeben, entfällt die Nachweispflicht. Damit müssen Ihre Angestellten auch nicht damit rechnen, Restaurantschecks zurückgeben zu müssen.

Ein Beitrag von
Constanze Elter
Erstellt am 22.12.2014
Aktualisiert am 22.12.2014
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