Onboarding – Wie Sie Ihre Mitarbeiter erfolgreich an Bord holen!

neue Mitarbeiter finden

Volle Fahrt voraus oder das richtige Tempo für neue Mitarbeiter finden

Viele Unternehmen steuern ihr Schiff mit Scheuklappenblick an ihren neuen Mitarbeitern vorbei. Oftmals bleibt im Nachhinein nur noch die Möglichkeit, volle Fahrt zurück zu dampfen und den Rettungsring zu werfen, was sehr anstrengend, zeitaufwendig und auch teuer werden kann. Doch, ob der Mitarbeiter diesen Rettungsring ergreift oder lieber beim nächsten Schiff an Bord geht ist ungewiss. Diesen Aufwand kann man sich sparen, indem man den Mitarbeiter gleich zu Anfang mit an Bord nimmt. Onboarding, also „mit an Bord nehmen“, nennt man im Personalmanagement den Prozess der Mitarbeitereingliederung. Doch was verbirgt sich hinter dem Begriff und wie nimmt man einen neuen Mitarbeiter rechtzeitig mit an Bord?

Die ersten Tage im neuen Unternehmen sind oftmals die Entscheidenden für die folgende Arbeitsmotivation eines Mitarbeiters. Fühlt er sich bereits von Anfang an unerwünscht, wird er sich kaum mit dem Unternehmen identifizieren können. Ein hohe Fluktuationsrate und Demotivation sind nur zwei der negativen Auswirkungen, die daraus resultieren können. Ein erfolgreicher Onboardingprozess kann somit dazu beitragen Recruitingkosten zu sparen, die Mitarbeiterfluktuation zu verringern und die allgemeine Motivation und Leistung der Mitarbeiter zu fördern. Die Auffassungen wie lange ein Onboardingprozess andauern sollte, gehen stark auseinander. Hier reicht die Zeitspanne von einem Tag bis hin zu sechs Monaten. Eine interessante Studie hierzu wurde von der Aberdeen Group veröffentlicht. Doch wie genau gliedert sich der Onboardingprozess und warum dauert er in einigen Unternehmen bis zu sechs Monate?

Die drei Phasen des Onboardingprozesses

Phase 1: Im Vorfeld

Bereits im Vorfeld sind die ersten Vorbereitungen zu treffen, um einen Mitarbeiter erfolgreich in das Unternehmen aufzunehmen. Onboarding geht aber nicht nur vom Arbeitgeber aus - auch der Arbeitnehmer muss gewillt sein, an Bord zu kommen. Zuerst einmal ist es daher wichtig, dass alle Dokumente des Mitarbeiters vorhanden sind. In der Regel sind dies folgende:

  • Arbeitsvertrag (ohne Arbeitsvertrag kein Arbeitsbeginn)
  • Personalfragebogen (Sammlung relevanter Personalinformationen)
  • Sozialversicherungsausweis
  • Mitgliedsbescheinigung der Krankenkasse
  • Lohnsteuerkarte (ab Januar 2013 ELsTAM)
  • Steuerliche Identifikationsnummer
  • Polizeiliches Führungszeugnis

Nachdem alle Formalitäten erfüllt sind, müssen die Zuständigkeiten definiert werden. Der Mitarbeiter muss wissen, an wen er sich in welcher Situation zu wenden hat. Hierzu sollte ein Einarbeitungsplan festgelegt werden:

  • Welche Themengebiete wird der neue Mitarbeiter übernehmen?
  • Wer sind die Ansprechpartner hierfür im Unternehmen?
  • Welche firmeninternen Prozesse müssen erklärt werden?
  • Wem erteilt der Mitarbeiter Feedback?

Je umfangreicher der Einarbeitungsplan ist, desto reibungsloser und schneller wird sich der Mitarbeiter in den Firmenalltag eingewöhnen können.

Nichts ist schlimmer als ein voll gestellter Schreibtisch am ersten Arbeitstag oder die Suche nach Arbeitsmaterialien. Vergessen Sie daher nicht, den Arbeitsplatz für den neuen Mitarbeiter vorzubereiten.

  • Sitzplatz festlegen
  • Tisch freiräumen
  • Arbeitsmittel bereitstellen (z.B. Locher, Tacker, Stifte, Taschenrechner, Aktenablage)
  • Welcome Package vorbereiten (z.B. Kugelschreiber, Block, Schlüsselanhänger)

Damit der neue Mitarbeiter sofort mit der Arbeit beginnen kann, sollten IT-technische Fragen im Vorhinein geklärt werden.

  • Software (alle nötigen Zugänge beantragen;  E-Mail-Adresse, Druckerzugang, interne Programme)
  • Hardware (Computer, Telefon, Drucker, Handy; ggf. Vorlaufzeit von 2 Wochen für Neubestellungen)

Phase 2: Am ersten Arbeitstag

Am ersten Arbeitstag ist es sehr wichtig, dass sich der neue Mitarbeiter nicht verloren fühlt. Heißen Sie ihn daher herzlich Willkommen.

  • Begrüßung des neuen Mitarbeiters
  • Überreichung des Welcome-Packages + Blumen
  • Rundmail um den Mitarbeiter vorzustellen und willkommen zu heißen (Person, Werdegang, Abteilung, Stellenbeschreibung)
  • Hausführung und Vorstellung der Abteilungen und Kollegen
  • Einweisung in Sicherheitsthemen (Fluchtwege, Feuerlöscher, evtl. Plan aushändigen)
  • Mitarbeiterfoto machen (z.B. für E-Mailprogramm oder Zugangskarte)
  • Zugangskarte für das Firmengebäude bestellen (falls erforderlich)
  • Bestellung von Visitenkarten (falls von Anfang an benötigt; bspw. im Vertrieb)

Planen Sie genug Zeit ein, um dem neuen Mitarbeiter grundlegende Dinge zu Ihrem Unternehmen zu erklären und ihm einen reibungslosen Start in den Unternehmensalltag zu ermöglichen. Wenn Sie sich diese Zeit nicht nehmen, werden später umso wahrscheinlicher Fehler und Fragen auftreten.

  • Arbeitszeit, Mittagspause, kleine Pausen zwischendurch, Umgebung
  • Urlaubsanträge
  • Krankmeldungen
  • Die wichtigsten Ansprechpartner

Um den neuen Mitarbeiter sofort in das bestehende Team zu integrieren ist es sinnvoll am ersten Tag innerhalb der Abteilung gemeinsam zum Mittagessen zu gehen.

Obwohl der Mitarbeiter sich im Zuge des Bewerbungsgespräches intensiv mit Ihrem Unternehmen auseinandergesetzt haben sollte,  ist es durchaus sinnvoll, nochmal allgemeine Fakten zum Unternehmen anzusprechen. So festigt sich das Wissen des Mitarbeiters und er kann sich besser in das Unternehmen eindenken.

  • Geschäftsfeld
  • Unternehmenswerte
  • Organigramme / Organisationsstruktur
  • Erklärung Intranet (wenn vorhanden)

Um den Tag abzurunden und letzte offene Fragen zu klären, ist ein abschließendes, kurzes Feedbackgespräch empfehlenswert.

Phase 3: In der Probezeit

In der nun folgenden Probezeit sollte Sie Ihren Mitarbeiter ständig durch Feedbackgespräche begleiten.

  • Nach dem 1. Monat: Ist der Mitarbeiter gut angekommen?
  • Nach drei Monaten: Gibt es Probleme, an denen man arbeiten kann?
  • Im Laufe des fünften Monats nach Einstellung: Entscheidung ob der Mitarbeiter im Unternehmen verbleibt.

Je nach Art und Umfang des Unternehmens können einige der oben beschriebenen Prozesse länger dauern. Viele Unternehmen unterstützen zusätzlich ihre Mitarbeiter besonders in der Anfangszeit mit zahlreichen Trainings und Seminaren. 

E-Block-Team
Ein Beitrag von
E-Block-Team
Erstellt am 13.12.2013
Aktualisiert am 13.12.2013
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